GYIK
1- Milyen típusú dossziékat őriznek az archívumban?
Dossziéink között elsősorban az adott témával megbízott vezetők vagy miniszterek különböző formációban tartott tanácsüléseivel, a Coreper, illetve más bizottságok üléseivel, a szakértői csoportok üléseivel, az irányelvek, határozatok és rendeletek kidolgozásával kapcsolatos dossziék találhatók.
2- Mit jelent a „30 éves szabály”?
Ezt az időhatárt az Európai Gazdasági Közösség és az Európai Atomenergia-közösség levéltárainak a nyilvánosság számára történő megnyitásáról szóló 354/83/EGK, Euratom rendelet szabta meg. A rendelet a témával kapcsolatos tagállami gyakorlathoz igazodik.
Bizonyos kivételek vonatkoznak a minősített (restreint, confidentiel, secret, très secret), csak minősítésük feloldását követően nyilvánosságra hozható dokumentumokra, illetve az érzékeny adatokat (személyes adatokat, kereskedelmi érdeket érintő információt) tartalmazó dokumentumokra, melyekbe mindaddig nem lehet betekinteni, amíg a nyilvánosság számára történő megnyitásuk alóli kivételek (az 1700/2003/EK, Euratom rendelet 2. és 3. cikke) alkalmazásának feltételei fennállnak.
3- Betekinthetek a 30 évesnél frissebb dokumentumokba, illetve dossziékba?
A 30 évesnél frissebb dokumentumokhoz való hozzáférést a a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférésről szóló 1049/2001/EK rendelet szabályozza. A kéréseket a access@consilium.europa.eu e-mail címre elküldve vagy az internetes űrlapot kitöltve kell benyújtani.
4- Mely archívumok találhatók a firenzei Európai Egyetemi Intézetben (IUE)?
Ez az intézet 1984-ben szerződésre lépett az uniós intézményekkel. Évente egyszer az általunk kezelt archívumokat (nyomtatott formában, mikrofilmkártya-másolat kíséretében) elküldjük az Intézetnek megőrzésre, illetve hogy biztosítsa az azokba való betekintést.
Az Intézetben a Tanácsnak, az Európai Parlamentnek, az Európai Bizottságnak és más intézményeknek a nyilvánosság számára hozzáférhetővé tett, állandó megőrzésre már Firenzébe szállított archívumai állnak rendelkezésre. Az Intézet magángyűjtemények és más intézmények archívumait is tárolja.
5- Hogyan lehet igénybe venni az olvasótermet?
Kérjük, hogy a látogatás napjának egyeztetése céljából előzetesen küldjön e-mailt a központi archívumnak; a látogatás feltétele érvényes személyazonossági okmány bemutatása, illetve fémdetektor kapun történő áthaladás. 
Az olvasóterem munkanapokon hétfőtől péntekig 9.00 és 16.30 között fogadja az érdeklődőket.
6- Miért szükséges időpontot kérnem a látogatásom előtt?
Belső szervezés miatt kérjük, hogy előzetesen vegye fel velünk a kapcsolatot és egyeztessen velünk időpontot. Amennyiben már tudja az Önt érdeklő dossziék hivatkozási számait, kérjük, adja meg ezeket nekünk előre, mert így gyorsabban kiszolgálhatjuk. Amennyiben nem ismeri a hivatkozási számokat, vagy első alkalommal keres fel minket, tájékoztasson minket látogatása céljáról, hogy minél eredményesebben segíthessük kutatásában.
7- Archívumukban megtalálhatók más intézményektől vagy harmadik felektől származó dokumentumok?
A Tanács tevékenységeinek természetéből adódóan a többi intézménytől (leggyakrabban a Bizottságtól, a Parlamenttől vagy az EGSZB-től), illetve harmadik felektől (tagállami kormányoktól vagy harmadik országokból) származó dokumentumok gyakran fellelhetők dossziéinkban. E dokumentumokra szintén a dokumentumokhoz való hozzáférésre és a levéltáraknak a nyilvánosság számára történő megnyitására vonatkozó jogszabályok érvényesek.
8- Az archívumra vonatkozik szabadalom? Milyen szellemi tulajdonnal kapcsolatos jogszabály érvényes a leírásokra? Hogyan hivatkozhatok egy dokumentumra?
Általánosságban elmondható, hogy a nyilvánosság számára hozzáférhető valamennyi tanácsi dokumentum szabadon felhasználható a forrás megemlítésével. Amennyiben kétségei lennének, írjon nekünk.
A leírások és a történeti ismertetők a Tanács Főtitkárságának tulajdonát képezik, és szabadon felhasználhatók a forrás megemlítésével.
Javasoljuk a gyűjteményre (pl. CM2 vagy CM3), az algyűjteményre (pl. 1974 vagy NEGO1) és a dossziéra való hivatkozást: pl. CM2 1974 / 312 vagy CM3 NEGO1 / 57.
A dossziékban található, a Tanács által létrehozott dokumentumokat általában hivatkozási szám jelöli (pl. R/2589/1974). Pontosabb hivatkozásként ezt a számot használhatja. Ez a szám az első oldal jobb felső sarkában, illetve a dokumentumok minden oldalának láblécében található.
9- Minden 30 évesnél régibb dossziéba be lehet tekinteni?
Valóban ez a szabály, és igyekszünk a kéréseknek eleget tenni.
A dossziék rendjének megőrzése érdekében a 30 éves időhatárt a dosszié lezárásától (és nem a dokumentum keltétől) számítjuk. Például: egy 1981-ben elfogadott irányelv kidolgozásának keretében készült 1975-es dokumentumot az 1981. évi jegyzékbe veszünk fel, és 2011-ben kerül megnyitásra.
Sajnos a gyűjtemény megnyitásában vannak elmaradásaink, így előfordulhat, hogy egy leírás nem annyira pontos, mint a már kezelt dossziék leírása, vagy hogy több időt vesz igénybe a kérésének megfelelő dokumentumok azonosítása. Az esetleges kellemetlenségért elnézést kérünk.
10- Minden dosszié elérhető az interneten keresztül?
A digitalizálási projekt 2010 elején kezdődött. Elsőként a CM1 gyűjteményben foglalt dossziék digitalizálására került sor, ezeket követte a CM2 gyűjtemény. Amint megkapjuk és minőségellenőrzést követően validáljuk a képfájlokat, a dossziékat rendelkezésre bocsátjuk az interneten. A Híreink oldalon figyelemmel kísérheti a projekt előrehaladását.
Amennyiben „teljes szöveg” alapján keres: a karakterfelismerés rendesen 90%. Bizonyos dokumentumok rossz állapotuk miatt nem érik el ezt a százalékot. Kérjük, hogy ezt a keresési eredmények elemzésekor vegye figyelembe.
Amennyiben a technikai megoldásokra vonatkozó döntéseinkkel kapcsolatban további kérdése van, vagy észrevétele lenne a dokumentumok internetes használatával kapcsolatban, írjon nekünk.
