FAQ
1- Che tipo di fascicoli conservate nel vostro servizio?
I nostri fascicoli sono principalmente i fascicoli concernenti le riunioni del Consiglio nelle sue diverse forme a livello di dirigenti o di ministri responsabili della materia in questione, le riunioni del Coreper e degli altri vari comitati, le riunioni dei gruppi di esperti, i fascicoli relativi all'elaborazione di direttive, decisioni e regolamenti.
2- Cos'è la "Regola dei 30 anni"?
Questo periodo è stabilito dal regolamento CE n. 354/83 del Consiglio che rende accessibili al pubblico gli archivi storici della CEE e dell'Euratom. Si uniforma alle prassi correnti degli Stati membri in materia.
Sono previste alcune eccezioni per dei documenti che recano una classificazione (riservato, riservatissimo, segreto, segretissimo), che possono essere resi pubblici solo una volta declassificati, o per documenti che contengono informazioni cosiddette sensibili (dati personali, interessi commerciali …), che non possono essere consultati fin tanto che perdurano le condizioni di applicazione delle eccezioni all'accesso del pubblico (artt. 2 e 3 del regolamento n. 1700/2003).
3- Posso accedere a documenti o fascicoli di meno di 30 anni?
L'accesso ai documenti di meno di 30 anni è disciplinato dal regolamento CE n. 1049/2001 relativo all'accesso del pubblico ai documenti. Le richieste devono essere indirizzate a access@consilium.europa.eu o inoltrate attraverso il formulario in linea.
4- Quali archivi posso trovare all'Istituto universitario europeo (IUE) di Firenze?
Questo istituto ha concluso un contratto con le istituzioni europee nel 1984. Una volta all'anno gli archivi da noi trattati (in forma cartacea, con una copia su microfiche) sono inviati per conservazione e comunicazione all'Istituto.
I fondi disponibili presso l'IUE sono quindi gli archivi storici accessibili al pubblico del Consiglio, del Parlamento, della Commissione europea e di altre istituzioni, già trasferiti a Firenze per la conservazione permanente; l'IUE detiene inoltre gli archivi di fondi privati o di altre organizzazioni.
5- Come si accede alla sala di ricerca?
Vi chiediamo di prendere previamente contatto per email con il servizio dell'archivio centrale per un accordo sul giorno di visita, mediante presentazione di un documento d'identità valido e il passaggio sotto una porta metal detector. La sala di lettura e accessibile ai giorni lavorativi dal lunedì al venerdì dalle 9 alle 16,30.
6- Perché devo prendere appuntamento prima della mia visita?
Vi chiediamo di contattarci previamente e di confermare le date della vostra visita per ragioni di organizzazione interna. Se avete già i riferimenti dei fascicoli che vi interessano, comunicateceli previamente, al fine di essere serviti più rapidamente. Se non conoscete i riferimenti, o se si tratta della vostra prima visita, informateci del vostro progetto: ciò ci consentirà di aiutarvi al meglio.
7- Posso trovare nel vostro servizio documenti provenienti da altre istituzioni o da terzi?
Tenuto conto della natura delle attività del Consiglio, documenti provenienti da altre istituzioni (solitamente dalla Commissione, dal Parlamento o dal CESE) o da terzi (governi dei paesi membri o di paesi terzi) si trovano frequentemente nei nostri fascicoli. Anche tali documenti sono disciplinati dalla legislazione in vigore sull'accesso ai documenti e sull'accesso del pubblico agli archivi.
8- Gli archivi sono coperti da un copyright? Quali diritti di proprietà intellettuale si esercitano sulle descrizioni e sui cenni storici? Come fare riferimento a un documento?
In generale, tutti i documenti del Consiglio accessibili al pubblico possono essere utilizzati liberamente, a condizione di citarne la fonte. In caso di dubbio, contattateci.
Il Segretariato generale del Consiglio è proprietario delle descrizioni e dei cenni storici, che possono essere utilizzati liberamente a condizione di citarne la fonte.
Vi consigliamo di fare riferimento al fondo (per esempio CM2 o CM3), al sottofondo (per esempio: 1974 o NEGO1) e al fascicolo: CM2 1974 / 312 o CM3 NEGO1 / 57.
In generale i documenti prodotti dal Consiglio e contenuti nei fascicoli sono numerati (per esempio R/2589/1974 ). Si può utilizzare tale riferimento per maggiore precisione. Tale numerazione si trova in alto a destra sulla prima pagina e a piè di pagina su tutte le pagine del documento.
9- Sono accessibili tutti i fascicoli di più di 30 anni?
Si tratta in effetti della regola e cercheremo di soddisfare le vostre esigenze.
Per mantenere una certa coerenza nei fascicoli, applichiamo il termine di 30 anni a partire dalla data di chiusura del fascicolo (e non dalla data del documento).
Per esempio: un documento che data dal 1975 prodotto nel quadro dell'elaborazione di una direttiva adottata nel 1981 sarà trattato nel quadro dell'inventario dell'anno 1981 e sarà accessibile nel 2011.
Purtroppo abbiamo accumulato ritardo nell'apertura dei fondi, quindi può succedere che la descrizione non sia altrettanto precisa quanto quella dei fascicoli già trattati ovvero che impieghiamo più tempo per individuare i documenti corrispondenti alla vostra richiesta. Vi preghiamo di scusare gli eventuali disagi.
10- Tutti i fascicoli sono disponibili in linea?
Il progetto di digitalizzazione è cominciato all'inizio del 2010. I primi fascicoli digitalizzati saranno quelli che costituiscono il fondo CM1 e poi il fondo CM2. Via via che riceviamo le immagini e le convalidiamo dopo un controllo di qualità, le rendiamo disponibili in linea. Visitate la pagina Attualità per seguire i progressi del progetto.
Se utilizzate la ricerca a "pieno testo": il tasso di riconoscimento dei caratteri è a priori del 90%. Alcuni documenti in cattive condizioni non consentono di raggiungere tale percentuale. Vogliate tenerne conto nell'analisi dei vostri risultati di ricerca.
Potete eventualmente lasciarci un messaggio se desiderate maggiori informazioni sulle nostre scelte tecniche o se desiderate comunicarci eventuali osservazioni ricavate dall'utilizzo dei documenti in linea.
