BIEŽI UZDOTI JAUTĀJUMI
1- Kāda veida lietas jūs glabājat savā dienestā?
Mūsu lietas galvenokārt ir dokumenti, kas attiecas uz Padomes dažādo sastāvu sanāksmēm par attiecīgo jautājumu atbildīgo vadītāju vai ministru līmenī, Pastāvīgo pārstāvju komitejas un dažādu citu komiteju sanāksmēm, ekspertu grupu sanāksmēm, kā arī dokumenti, kas attiecas uz direktīvu, lēmumu un regulu izstrādi.
2- Kas ir "30 gadu noteikums"?
Šis termiņš ir noteikts ar Padomes Regulu (EK) Nr. 354/83 par EEK un Euratom vēsturisko arhīva materiālu nodošanu atklātībai. Tas atbilst dalībvalstu pašreizējai praksei šajā jomā.
Ir paredzēti daži izņēmumi klasificētiem dokumentiem (restreint, confidentiel, secret, très secret), ko drīkst nodot atklātībai tikai pēc tam, kad tiem atcelts klasificēta dokumenta statuss, vai dokumentiem, kuros iekļauta tā saucamā neizpaužamā informācija (personas dati, komerciālas intereses, …) un ar kuriem nevar iepazīties tikmēr, kamēr pastāv apstākļi, kuru dēļ tos nedrīkst nodot atklātībai (Regulas Nr. 1700/2003 2. un 3. pants).
3- Vai es varu piekļūt dokumentiem vai lietām, kas ir jaunāki par 30 gadiem?
Piekļuvi dokumentiem, kas jaunāki par 30 gadiem, reglamentē Regula (EK) Nr. 1049/2001 par publisku piekļuvi dokumentiem. Pieprasījumi jāsūta uz adresi access@consilium.europa.eu vai jāizmanto elektroniskā pieteikuma veidlapa.
4- Kādus arhīva materiālus es varu atrast Eiropas Universitātes institūtā (EUI) Florencē?
Šis institūts 1984. gadā noslēdza līgumu ar Eiropas iestādēm. Reizi gadā mūsu apstrādātos arhīva materiālus (papīra formātā kopā ar kopiju uz mikrofilmas) nosūta uz šo institūtu, kur tos turpmāk glabā un kur tie ir pieejami sabiedrībai.
EUI pieejamie fondi tātad ir Padomes, Parlamenta, Eiropas Komisijas un citu iestāžu vēsturiskie arhīva materiāli, kas jau nosūtīti uz Florenci pastāvīgai glabāšanai; EUI rīcībā ir arī privāti un citu organizāciju arhīvu materiāli.
5- Kā tikt telpā darbam ar dokumentiem?
Lūdzam vispirms pa e-pastu sazināties ar Centrālā arhīva dienestu, lai vienotos par apmeklējuma dienu, – būs arī jāuzrāda derīga personas apliecība un jāiziet metāla detektora kontrole.
Lasītava ir pieejama darba dienās no pirmdienas līdz piektdienai no plkst. 9.00 līdz 16.30.
6- Kādēļ man pirms apmeklējuma jāvienojas par laiku?
Lūgums iepriekš ar mums sazināties un apstiprināt sava apmeklējuma datumus ir saistīts ar darba iekšējo organizāciju. Ja jums jau ir atsauces numuri arhīva lietām, kas jūs interesē, atsūtiet tos mums vēl pirms apmeklējuma, lai mēs varētu jūs pēc iespējas ātrāk apkalpot. Ja šie numuri jums nav zināmi vai ja tas ir jūsu pirmais apmeklējums, informējiet mūs par savu projektu – tas mums ļaus jums labāk palīdzēt.
7- Vai starp dokumentiem, kas glabājas jūsu dienestā, var atrast dokumentus no citām iestādēm vai trešām personām?
Ņemot vērā Padomes darba īpatnības, mūsu arhīva lietās samērā bieži var atrast dokumentus no citām iestādēm (visbiežāk no Komisijas, Parlamenta vai EESK) vai trešām pusēm (dalībvalstu vai trešo valstu valdībām). Arī uz šiem dokumentiem attiecas spēkā esošie tiesību akti par piekļuvi dokumentiem un arhīva materiālu nodošanu atklātībai.
8- Vai uz arhīvu materiāliem attiecas autortiesības? Kādas intelektuālā īpašuma tiesības ir piemērojamas aprakstiem? Kā norādīt atsauci uz noteiktu dokumentu?
Kopumā visus atklātībai nodotos Padomes dokumentus var brīvi izmantot ar nosacījumu, ka ir norādīts to avots. Šaubu gadījumā sazinieties ar mums.
Aprakstu īpašnieks ir Padomes Ģenerālsekretariāts, un šos aprakstus var brīvi izmantot ar nosacījumu, ka ir norādīts to avots.
Iesakām norādīt atsauci uz fondiem (piemēram, CM2 vai CM3), apakšfondiem (piemēram, 1974 vai NEGO1) un konkrēto lietu: CM2 1974/312 vai CM3 NEGO1/57.
Padomes sagatavotie dokumenti, kas ir iekļauti lietās, parasti ir numurēti (piemēram, R/2589/1974). Šo numuru var izmantot, lai panāktu lielāku precizitāti. Šis numurējums atrodas pirmās lapas augšējā labajā stūrī un visu dokumenta lappušu parindē.
9- Vai ir pieejamas visas lietas, kas ir vecākas par 30 gadiem?
Tas patiešām ir princips, ko mēs cenšamies stingri ievērot.
Lai attiecībā uz lietām ievērotu konsekvenci, šo 30 gadu termiņu mēs skaitām no lietas slēgšanas datuma (nevis no dokumenta datuma). Piemēram, 1975. gada dokuments, kas sagatavots saistībā ar 1981. gadā pieņemtas direktīvas izstrādi, tiks ieskaitīts 1981. gada materiālos, un to nodos atklātībai 2011. gadā.
Diemžēl fondu nodošana atklātībā var aizkavēties, tādēļ ir iespējams, ka konkrētais apraksts nav tik precīzs kā jau apstrādātajām lietām vai ka mums var būt vajadzīgs vairāk laika, lai atrastu dokumentus, kas atbilst jūsu pieprasījumam. Mēs atvainojamies par radītajām neērtībām.
10- Vai visas lietas ir pieejamas tiešsaistē?
Digitalizācijas projekts sākās 2010. gada sākumā. Pirmās tika digitalizētas fondā CM1 iekļautās lietas, bet pēc tam – fondā CM2 iekļautās lietas. Mēs pastāvīgi saņemam jaunus attēlus, un tad, kad pēc to kvalitātes pārbaudes mēs tos apstiprinām, tie kļūst pieejami tiešsaistē. Dodieties uz sadaļu Aktualitātes, kur var sekot līdzi projekta norisei.
Ja jūs izmantojat "pilnteksta" meklēšanu, tad rakstzīmju atpazīšanas līmenis a priori ir 90 %. Dažiem dokumentiem, kas ir sliktā stāvoklī, šo līmeni nevar sasniegt. Lūdzu, ņemot to vērā, analizējot savus meklēšanas rezultātus.
Varat ar mums sazināties, ja vēlaties uzzināt vairāk par iespējamajiem tehniskajiem risinājumiem vai lai mūs informētu par to, ko esat ievērojuši, izmantojot tiešsaistē pieejamos dokumentus.
